職場多巴胺》增加工作效率 讓我準時下班

新頭殼newtalk | 文/薛媛云
1970-01-01T00:00:00Z
職場多巴胺。   圖 : 新頭殼製作
職場多巴胺。   圖 : 新頭殼製作
資訊爆炸時代,社會亂象也多,如何處理複雜的人際關係,成為現代人每天必修的課題,新頭殼特別與台北市臨床心理師公會合作,推出三個專欄,由臨床心理師們執筆,為讀者們提供一塊心靈沉澱的園地,三個專欄刊出的時間分別為: 《愛情紅綠燈》: 每月 3, 13, 23 日刊出 《親情芬多精》: 每月 6, 16, 26 日刊出 《職場多巴胺》: 每月 9, 19, 29 日刊出

日劇「我要準時下班」中女主角總是準時下班,去享用美味的晚餐(小籠包),讓她的同事羨慕不已;上司某一天問她,聽說妳都準時下班,其他人都在加班,妳不留下來幫忙嗎?女主角回應我都做完我的分內之事了。其實,「加班」這在很多亞洲國家中已經變成常態文化,因為多數採責任制,如果做不完,勢必得留下來加班;然而,這卻會讓「準時下班」變成不應當之行為。可想而知,在這樣的社會當中,準時離開的人,會被冠上工作不認真者或被懷疑工作沒做完,但真的是嗎?想當然爾,不是如此。

「我要準時下班」女主角在劇中展現了高工作效率,有效的時間管理方法,才是她能夠準時下班的原因;也強調不是完全都沒加班,而是不要使加班變成常態性。接下來,作者整理幾個有效時間管理和增加工作效率的方法,分享給大家,希望能讓大家跟女主角一樣準時下班。

首先,條列今天「一定」要完成的工作事項。

強調「一定」的原因在於,因為有些工作並不一定要在今天做,之後才開始進行也可以;然而,今天「一定」要完成的,肯定是優先順序在比較前面,需要先完成的。因此,條列今天「一定」要完成的工作事項;再來按照輕重緩急排列好。用便利貼按照須完成的順序貼在明顯的地方(如:貼在筆電邊邊),或寫在小白板/黑板之類的;當完成一項工作時就可以把便利貼撕掉/從黑板中擦掉。

第二,桌面整理乾淨,避免太多干擾物品在桌上。

桌上太多物品,會容易讓注意力不容易集中,容易干擾工作,因此需要整理乾淨。像是許多注意力不足的兒童,通常作業完成速度很慢,第一件事就是先確認兒童寫作業的桌子是否有太多他喜歡的東西,讓他只想要把玩桌上物品,無法專心寫作業。雖然,近幾年流行療癒小物,但太多會使之分心,適量即可。

第三,拆解這週或近期要完成的事項。

將這週或近期要完成的事項拆解成幾個小段落,每一個段落可平均分散在當週或當月中。可以想像成,當我們還在學生時代時要段考,將段考前考試內容分成幾個部分,每週念一部分,到最後就會將所有考試內容都念完了。但切記,每一個部分間隔時間不要太長,以免思緒不連貫,或是妳已忘記之前的脈絡,又要再重新來一次。

第四,訂定須完成的時間。

每一項工作通常都有表訂完成時間,須將此時間或日期記錄下來,並一樣貼在明顯位置;有時候可使用每月行事曆,直接圈選起來也可以。接著,訂定第三點中拆解的各部分,最晚何時要完成,以免一拖再拖。最後,可用設定鬧鐘的方式,分配當日每一件工作內容所需時間,讓自己可在時間完成工作內容。

第五,休息是為了增加工作效率。

一整天的工作時間,大家喝水和上廁所的時間夠嗎?還是一直坐在辦公桌前。然而一直坐在辦公桌前並不能增加工作效率。而一般來說,成人的專注力大約可維持50-90分鐘之間,如果不能維持90分鐘那麼長的時間,可以以每小時為單位,休息15分鐘左右。這是為了避免認知疲勞,以及過程的工作時間,有時大腦不能有效運作,反而想不出來好辦法來解決工作問題。有沒有覺得其實很像學生時期上課與下課時間的安排。所以適當的休息是很重要的。

作者 : 薛媛云 臨床心理師

(本專欄由新頭殼與台北市臨床心理師公會合作)

薛媛云臨床心理師 。   圖:薛媛云/提供
薛媛云臨床心理師 。   圖:薛媛云/提供
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