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電子郵件處理原則

(這是另一篇發表於2014年的「職場貴族」粉絲專頁,受到許多朋友瀏覽、按讚及分享的實用文章。重新修訂後,更臻完備。謹供參考。)

對於日常電子郵件往來,我有以下原則(不是規定)給部屬參考。我每年年初都照例發函提醒同仁。新進同仁或嚴重違反原則者也會收到提醒函。

(1) 主旨(Subject)不要空白。許多人不看沒有主旨的信,歸檔分類與日後搜尋也困難。

(2) 信頭與信尾的稱謂與問候語要寫對。如"Hi All,"的A要大寫,"Best regards,"的r要小寫。

(3) 盡快回復所有郵件。一般人會感謝收件者於同一營業日內回應。你可簡單回復:「感謝您提供的資訊」(Thanks for your information)、「會依要求處理」(Will do)、「收到,謝謝」(Noted with thanks),或是「好的,感謝」(OK and thanks)。

(4) 如果你需要時間準備才能回應對方的請求或詢問,請讓寄件人知道你已經收到他的來信,並將在X日內答復;而且最好在同一營業日內回應,同(3)。

(5) 如果你無法在同一營業日下班前做到(3)及(4),下班後花幾分鐘查看並回復重要或緊急的電子郵件。我不鼓勵加班(在公司或家),但這是負責任 (Responsibility)、當責 (Accountability) 及適時回應 (Responsiveness) 的表現。我的習慣是在就寢前、起床後,檢視電子信箱;即使是週末、假日或休假。我不喜歡耽誤緊急事情或未能即時獲知重要資訊。

(6) 如果你請求別人提供資訊或完成某項工作,具體說明你期望的完成期限;不可籠統地要求「請儘速(ASAP)完成」。每個人對「儘速」的理解與定義不一樣。

(7) 請精準敘述日期,建議具體說明月與日,如9月8日。應避免用含糊的文字,如「3天內」、「兩周內」或「下周三之前」。尤其是使用英文時,例如用"Next Tuesday"之類的說法時要特別留意;假如今天是周一,可能有人解釋為「下一個即將來臨的周二」(即明天),也有人認為是「下周的周二」,不可不慎!

(8) 如果別人有所請求,請務必如期完成。如果你有困難,而無法於限期內完成,請及早讓對方知道。千萬不要讓寄件人送提醒函給你:「請問你有沒有收到我的信?」我希望再也不用提醒你們這件事。為了幫助你自己記得每項工作的期限,請充分利用電子信箱行事曆的「提示」功能。

(9) 如果我請你追蹤某議題或交辦某差事,請主動讓我知道進展。當你處理交辦事項時,例如與其他人溝通此事,將我加入副本抄送或副本密送名單;如此一來,我不必問你亦可知道進展。記住,「管理你的老闆,不要讓老闆管理你!」

(10) 當你收到你請求提供的資訊、別人回復的意見或建議時,請回復簡短的謝函。這不是一項「應該做」(Should Do)的事;而是「必須做」(Must Do)的事!請注意職場應有的禮節。

(11) 當別人寄送會議邀請給你時,請回復「接受」、「拒絕」(說明拒絕理由並表達抱歉之意)、「提議新時間」或「委派」代表出席。

(12) 若你要稱讚寄件人,可將副本抄送其直屬主管。如果你認為寄件人言行舉止欠妥,例如沒有依據你的請求適時回應,應考慮是否要副本抄送(cc)或密送(bcc)他的主管。請務必非常小心使用副本抄送與密送功能;若使用不恰當,可能會帶來始料未及的問題!

(13) 請充分利用電子信箱的「拼字及文法檢查」功能以及你的中英文字典。發出一封打字或文法錯誤的信,不僅影響你個人的形象,也會連帶影響部門和公司的形象,並且將影響到你的績效考核。我是說真的!寄發信件之前,特別是收件人是你的主管或部門以外的人,請檢查字間空格、格式、拼字等。不要期望別人會幫你校對你的草稿。做好你份內的工作!

(14) 不要亂抄亂學。「『僅』供參考」與「『謹』供參考」意思不一樣,千萬搞清楚。"For your action"(請處理)與"Please see me on this"(請與我討論此事)的文法和拼字都沒錯,但是萬萬不要對你的上級如此說;他們適用於「上對下」。記得,中國人的中文不一定好,老美的英文也不一定對;不要亂抄。

(15) 與他人合作;尋求他人幫忙;徵求他人的創意、意見、想法及建議。世界上沒有完美的人,我們都需要他人的協助。發出重要的回復、計畫或提案前,我鼓勵將草稿知會團隊成員並徵求他們的意見。當別人尋求你的合作、幫助或意見時,請務必伸出雙手。我痛恨沒有團隊合作精神的人。

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