上班族每天都要處理大量電子郵件,但是許多人不懂遊戲規則與商場禮儀。以下分享的是我寫給我手下的電子郵件處理原則,謹供參考。

()盡快回復所有郵件。我個人,而且我認為其他人也通常會,期望能於同一營業日內收到回應。你可簡單回復:「感謝您提供的資訊」、「會依指示進行」、「收到,謝謝」,或是 「好的,感謝」等。

()如果你需要時間準備才能回應對方的請求和詢問,請讓寄件人知道你已經收到他的來信,並將在X日內答復;而且最好在同一營業日內回應,同()

()如果你無法在同一營業日下班前做到上述()(),我希望你可以在下班後,花幾分鐘查看並回復重要或緊急的電子郵件。我不鼓勵加班(在公司或家),但我認為這是負責任、當責及適時回應的表現。我自己的習慣是在就寢前,及起床後和出門上班前,檢視收到的電子郵件;即使是在週末、假日或休假期間。我不喜歡耽誤緊急事情或未能即時獲知重要資訊。

()如果我交辦事情,我期望你在要求的期限內完成並回報;除非你事先讓我知道你有困難而無法於限期內完成。千萬不要讓寄件人送提醒函給你,並問說:「請問你有沒有收到我的信?」我希望再也不用提醒你們這件事。為了幫助你自己記得每項工作的期限,請充分利用電子信箱行事曆的「提示」功能。

()如果我請你追蹤某議題或交辦某差事,請主動讓我知道進展。當你處理交辦事項時,例如與其他人溝通此事,將我加入副本抄送或副本密送名單;如此一來,我不必問你亦可知道進展。記住一個重要觀念:「管理你的老闆;不要讓老闆管理你!

()當你收到你請求提供的資訊、別人回復的意見或建議時,請回復簡短的謝函。這不是一項「可做、可不做」或「應該做」的事;而是「必須做」的事!請注意職場應有的禮節。

()當別人寄送會議邀請給你時,請回復「接受」、「拒絕」(說明拒絕理由並表達抱歉之意)、「提議新時間」或「委派」代表出席…等。

()如果收件人沒有依據你的請求適時回應,寄一封善意提醒給他,並考慮是否要副本抄送或副本密送他的主管。若你要稱讚寄件人,你可以考慮副本抄送其直屬主管。若你認為寄件人言行舉止欠妥,並覺得他的主管需要知悉,你或許可以考慮副本抄送或副本密送其主管。

()主旨不要空白。許多人不看沒有主旨的信,歸檔分類也困難。

()請充分利用電子信箱的「拼字及文法檢查」功能以及你的中英文字典。發出一封打字或文法錯誤的信,不僅影響你個人的形象,也會連帶影響部門和公司的形象,並且將影響到你的績效考核。

(十一)與他人合作;尋求他人幫忙;徵求他人的創意、意見、想法及建議。世界上沒有完美的人,我們都需要他人的協助。當別人尋求你的合作、幫助或指導時,請務必傾囊相授。我痛恨沒有團隊合作精神的人。

(十二)信頭與信尾的問候語要寫對。

 

 
 
 
 
 
 
 

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