「法令遵循」的使命,對外要確保所有營運切實遵守所有適用的法令與規定,對內則要確保所有作業符合公司的政策與原則。

那麼,法遵的具體功能是甚麼?法遵在做甚麼?

  • 與經營管理階層合作,建立法遵政策與程序。例如禮品與招待政策、洗錢防制政策、異常案件調查程序、懲戒辦法、客戶抱怨處理流程等。
  • 監督所有法遵政策與程序的執行。例如透過年度法遵政策與程序自行查核或專案檢查,檢視各部門是否知悉所有法令更新、流程是否符合法規、是否有依流程作業?還有,事前及事後審核並記錄給予或接受禮品及招待報告,包括執行長與董事長的禮品及招待活動。
  • 評估並協助各部門建立及確保作業政策與程序符合法規。例如個人資料保護法公布後,評估受影響部門,並協助於新法實施前完成相關作業流程更新與系統修改。
  • 督導異常案件之調查與懲戒流程。例如員工如果涉嫌違規,應確保案件經過適當調查;若需懲處,應呈送懲戒委員會討論。
  • 獨立查核重要且有監理風險的流程。如洗錢防制、美國「外國行賄處理法(FCPA)」等敏感作業,應定期檢查相關流程,以確保無缺失。
  • 獨立向執行長與董事會匯報法遵事務。法遵應定期與執行長及董事會開會報告與討論重要法遵績效、監理趨勢等。
  • 參與公司重要會議,知悉公司所有重要活動與計畫,並且於執行前出具「不反對」、「無法遵疑慮」意見,或提出法遵疑慮,否決活動計畫。例如業務部急於一周內推出新產品,但行銷文書尙有不符法規之處,仍待修改及法遵審核;法遵應要求新產品暫緩上市。法遵沒有核准權,所以只能以「不反對」、「無法遵疑慮」表示同意;但是對於有法遵疑慮的事,法遵有否決權,可以喊停!

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